如果一個項目稍大一點，就會需要協同公司其他人員共同作戰，這時，沖在最前面的業代就要根據銷售進展在公司內部做匯報、協調、安排。發郵件在這里成為最常用的工具，郵件發得好不好，會直接影響業代獲得的支持和配合。

郵件的基本要求是簡潔、清楚。工作郵件和情書正相反，情書越長越好，工作郵件越短越棒，最好不超過一百字。官話廢話套話一字不說，業務情況也是長話短說。第一段問候、開頭、主題、目的，空一行開始說事，一件事一段，四件事就四段，每段前面標上1、2、3、4，一目了然，簡單明了。那種寫郵件不分段的毛病一定要改，那會直接增加閱讀難度，別人會一邊看一邊罵，業代的人緣就這樣毀了。

內部工作郵件有以下幾種。

一是進程匯報郵件。首先致謝：“感謝各位領導和專家的關注和支持，經各位指導和共同努力，某某電信的項目有了新的進展，特向各位匯報。”然后將進展情況、公司內的參與人、下步計劃逐一簡潔說明，最后請大家提供更多指導和支持。這種郵件的主要作用是總結匯報，有些“告知”的意思。銷售中的很多事情即使業代不說，大家也會道聽途說；現在正式發個郵件，不僅增加其他人員的參與感，讓對方感覺被重視，還有利于協調資源和后續跟進。這種郵件最好不要把話說得太滿，給自己留些余地；畢竟是發給項目組所有人，不要弄得打了包票的話最終實現不了，自己的臉也不好放。所以原則上只說客觀發生的事實，盡量不摻雜自己的判斷或想法，如果有必要預測進度，可以說“進展正常，估計應該一月份有結果。”而不說“應該一月份能搞定。”這種進程匯報郵件可以發給項目組所有人。

二是行動計劃郵件。這是關于我們下一步要采取什么動作的內部郵件，要說明這次行動的目標和對象、計劃和分工，還要強調注意事項，有些行動，可以做不成但不要做砸，可以沒成果但不要出差錯，所以一定要小心注意。在行動計劃中可能會請出我們公司的某位高管去見客戶的某位高層，那么在郵件中說到這位自己的高管時，稱謂可以有意抬高些，讓他知道“我業代是這樣向客戶介紹你的”，這樣業代就給自己的高管留下了“會辦事”的印象。這種郵件發送的范圍要小些，給直接參與行動的同事、加上他們的上級就行了。

三是關鍵策略郵件。這是關于客戶關鍵人的最新動向、關于競爭對手的最新動向、關于應對競爭者的最新策略等重要信息的郵件。因為事關重大，所以只發給自己的上司，讓他及時知道做決定；甚至就不發郵件，當面向上司匯報，因為郵件有可能被人監控，雖然這種事情發生的概率很小，能防還是要防。

為什么上面三種郵件我們都要強調發送范圍？因為稍大的項目公司都要成立項目組，高層領導掛帥，事業部和大區領導重視關注，各部門人員協同配合，如此一個團隊作戰，這么多人參與，而競爭環境又復雜，競爭對手會無孔不入，所以保密意識十分重要。事實上，無間道在銷售行業里司空見慣，雖然不至于把每個人都看成壞人，但保持一顆謹慎的心只有好處沒有壞處。